歸檔中重要的不是工具，而是對歸檔系統的準確理解
透明檔案夾和書立等是我們進行有效歸檔必不可少的工具，但我們並不主張把各類工具購買齊全。因為歸檔完成後可能會發現有些工具根本派不上用場，前期大量購置不但浪費錢，而且放置這些工具還會擠占辦公室裡寶貴的歸檔空間。我們要明白的是：在歸檔過程中，工具並不是最重要的，對歸檔系統的正確理解和有效運用才是最重要的。
選擇工具的原則：準備儘可能少的必要工具。
儲備工具減輕壓力：為使工作不中斷，儲備工具很重要。工具應該始終在固定位置存放保管，如果正要使用工具卻發現已經用完了，會因此中斷工作，並增加額外的壓力。像筆和膠帶之類的消耗品，平常可以多備些。但是，閑置時間久了有可能失效，因此也不宜儲備過多。
有多個工作場所時：創造一個能隨時取用必要工具的環境。有些人長時間在辦公室之外的場所工作，我們建議他們不僅要在辦公室放置一套必備工具，同時也要在其他工作場所準備一套。如果條件不允許的話，可以把必備工具放在專用的工具包裡，以便隨身攜帶。假如為了一個回形針而返回辦公室，簡直是在浪費寶貴的時間。
歸檔所需的必要工具
1、透明檔案夾，歸檔就是按主題對檔案進行分類，放入透明檔案夾內管理。因此，透明檔案夾是最重要的工具。
2、檔案盒，在整理保管的檔案時，如果檔案過多而無法夾在透明檔案袋裡，則需要使用檔案盒。檔案盒有豎型和橫型兩種。也可以使用檔案夾。
3、書立，用於排列管理透明檔案夾。根據具體情況，也可用檔案盒或托盤等代替。
4、訂書器，用於訂多頁檔案。如果需要頻繁抽取檔案，還是用夾子或回形針更加方便。
（不要過於依賴高科技工具：有些人用掃描器將所有檔案數字化存入電腦，但有時反而會浪費額外的時間，那是由於沒有真正理解歸檔系統，把不需要的檔案也一併掃描了。因此，在引入高科技工具前，應清楚地理解這一點。）
5、主題標籤，用於提高檔案的檢索效率。把標籤紙貼到透明檔案夾上，可以一目瞭然地識別檔案。
6、小包，用於整理公事包內的物品。利用小包對物品進行分類，可以方便地從公事包中取出所需物品。
7、托盤，用於分割抽屜內部的空間。用托盤對物品進行分類，可以快速取出所需物品。
8、名片盒，用於管理名片。以公司為單位，按字母順序排列名片，可以快速取出所需名片。
（節省工具購置費用的方法：有的人可能不太願意在歸檔工具上花錢。如果是這樣，建議你去回收店或五元店之類的地方購買。在這些店裡，可以用便宜的價格買到所需物品。然而，有人可能對工具比較講究 。對於這些人，建議你們不要在開始歸檔前買工具，而是在歸檔過程購買需要的工具。如果事先準備了工具，實際歸檔中卻用不上，就會造成浪費。）
文章來源：每天案頭上亂糟糟？那快來這裡學習怎麼歸檔
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